KEWAJIBAN MELAYANI ADMINISTRASI KEMANUSIAAN
KEWAJIBAN MELAYANI ADMINISTRASI KEMANUSIAAN
Saya mendapatkan kesempatan untuk menjadi narasumber dalam acara “pembinaan pegawai” yang dilakukan oleh Biro Kepegawaian, 4/05/2018. Acara ini diikuti oleh Kepala Biro Kepagawaian, Pak Ahmadi, dan segenap jajarannya. Seluruh pegawai hadir di dalam acara pembinaan ini.
Sebagaimana biasa, maka saya sampaikan 3 (tiga) hal penting sebagai bagian dari upaya mendorong para pegawai untuk bekerja lebih keras agar kepuasan pelanggan menjadi semakin meningkat. Sebagaimana diketahui bahwa kewajiban aparat pemerintah ialah bagaimana melayani masyarakat agar mereka merasakan kehadiran negara di dalam kehidupannya.
Pertama, saya sampaikan apresiasi saya terhadap berbagai inovasi yang diselenggarakan oleh ASN kita. misalnya, di Biro Ortala, sudah dibuat aplikasi untuk survey “kepuasan pelanggan internal” yang uji cobanya sudah dilakukan dalam 2 (dua) hari ini. Hasilnya sudah bisa dibaca dan bisa dijadikan sebagai dasar untuk memperbaiki apa yang masih kurang di antara kita. Lalu, yang tidak kalah penting ialah akan segera diimplementasikannya SIEKA, sebagaimana sudah dilaunching oleh Pak Menteri Agama, Pak Lukman Hakim Saifuddin, pada akhir Desember 2017. Demikian pula terhadap berbagai inovasi tentang Kenaikan Gaji Berka (KGB), izin belajar dan tugas belajar (ibeltubel) dan sebagainya. Semua ini menandai bahwa kita terus bergerak dalam rangka untuk mengejar ketertinggalan yang kita rasakan.
Kedua, tugas, pokok dan fungsi Biro Kepegawaian ialah melayani kemanusiaan. Yang kita layani bukan hanya sekedar administrasi biasa akan tetapi “administrasi kemanusiaan”. Coba kita bayangkan bahwa yang kita layani itu ialah kenaikan pangkat/jabatan, kenaikan gaji berkala, izin belajar dan tugas belajar, pelayanan cuti, peningkatan kualitas SDM ASN, pemberian reward dan punishment, pelayanan mutasi, rotasi dan promosi jabatan, rekruitmen CPNS, rekruitmen Jabatan non-PNS, assessment pegawai, dan lain-lain.
Jika kita cermati, maka semua yang dilakukan oleh Biro Kepegawaian ialah terkait dengan “pelayanan administrasi kemanusiaan”. Di sinilah kata kunci mengapa para pejabat pada biro kepegawaian harus melakukan tindakan yang terbaik bagi semua aparat pemerintah. Jangan sampai pelayanan yang kita berikan itu memberikan kesan bahwa pelayanan di Biro Kepegawaian kita itu rumit dan berbelit-belit. Saya sungguh berharap bahwa melalui biro kepegawaian itulah rasa nyaman, aman dan mudah akan terkesan di benak para aparat pemerintah, khususnya di Kemenag.
Salah satu di antara yang harus dilakukan ialah membangun kecepatan pelayanan. Sebagaimana yang disampaikan oleh Presiden, Pak Joko Widodo, bahwa yang diperlukan sekarang ialah memperkuat percepatan pelayanan dan mempermudah pelayanan. Jangan sampai yang mudah dibikin sulit dan yang pendek dibuat panjang. Ingat bahwa investasi termahal ialah waktu. Dahulu kita menggunakan warnet, lalu menggunakan HP dengan layanan terbatas, lalu muncul faximile di tahun 1990-an. Tetapi di saat sekarang semuanya serba mudah, cepat dan lengkap. Mau kirim surat tidak lagi butuh kantor pos, tetapi cukup dipotret atau dikirim via email, maka dalam hitungan detik, semuanya sudah bisa dishare dan diketahui. Sekarang adalah era digital dan internet of thing.
Karena yang ditangani atau diurus oleh Biro Kepegawaian adalah administrasi kemanusiaan, maka kecepatan, ketepatan, ketelitian dan kemudahan menjadi syarat penting di dalam konteks pelayanan. Di sinilah makna penting Standart Operating Procedure (SOP) dan Standart Pelayanan Minimal (SPM) menjadi ukuran pelayanan berkualitas. Upayakan agar pemenuhan SOP dan SPM menjadi arah baru di dalam pelayanan Kemenag.
Kedua, catatan yang ingin saya kemukakan ialah: 1) terkait dengan penerapan aplikasi SIEKA. Kita memang membutuhkan bimbingan teknis kepada para pejabat di lingkungan Kemenag, namun jangan lupa bahwa penerapannya harus sudah dimulai, saya meminta agar awal Juni, sekurang-kurangnya di Biro Kepegawaian harus sudah diimplementasikan SIEKA tersebut. Saya minta kepada para operator SIEKA untuk “berdiri” sebagai persaksian bahwa tidak boleh lagi ada kata “mundur” dalam pelaksanaannya. Bantu yang belum mampu agar semuanya sudah terjaring di dalam implementasi aplikasi baru ini.
Pemberian bimtek atau apapun, akan lebih bermakna jika sudah ada contohnya yang akurat, misalnya berapa dari unit biro kepegawaian yang belum “care” terhadap aplikasi ini, sehingga di saat kita memberikan bimtek, maka yang kita ceritakan itu ialah “pengalaman lapangan”. Bimtek yang bagus harus base on experiences.
2) terkait dengan ketelitian, ketepatan dan kecermatan, maka saya ingin agar biro kepegawaian lebih baik lagi. Upayakan bahwa setiap Surat Keputusan yang terkait dengan kepegawaian harus check and recheck. Ada titik kerawanan di dalam konteks ini, yaitu misalnya kita bisa kalah di PTUN karena kekurangcermatan ini. Memang SK itu bukan kitab suci yang tidak bisa diubah, akan tetapi kecermatan itu menandakan bahwa kita aware terhadap surat-surat yang kita keluarkan. Nama orang, dan identitasnya harus benar, kutipan regulasi harus cocok, dan butir-butir lainnya harus dicermati secara memadai.
Ketiga, sebagai pelayan kemanusiaan, maka tempatkan “Empati” yaitu mencoba menempatkan diri kita dalam posisi yang dilayani. Di dalam ekstrimitas simpati dan antipasti, maka yang diperlukan ialah empati ini. Tidak selamanya kita berada di ruang pelayanan administrasi kemanusiaan, mungkin suatu kesempatan kita yang minta dilayani, jika kita lalu menerima pelayanan yang tidak sesuai SOP dan SPM pastilah kita menggerutu. Itulah sebabnya kita harus menjadi orang yang arif dalam menempatkan diri kita itu, sehingga pelayanan yang kita berikan tidak hanya pengabdian kepada kemanusiaan akan tetapi merupakan bentuk pengabdian kita kepada Tuhan Yang Maha Kuasa.
Wallahu a’lam bi al shawab.