E-GOVERNMENT DAN UPAYA KITA
E-GOVERNMENT DAN UPAYA KITA
Hari Jum’at, 15/09/2017, saya melakukan pertemuan untuk membahas tentang penyelenggaraan e-government di Kemenang, khususnya pada Biro Kepegawaian pada Sekretariat Jenderal Kementerian Agama RI. Saya memang secara sengaja meminta kepada Biro Kepegawaian untuk mempresentasikan usahanya di dalam merealisasikan e-gov pada Kemenag. Hadir di dalam acara ini Kepala Biro Kepegawaian Kemenag, Ahmadi, para Kabag., Farid Wadjdi dan Iwan serta staf yang membidangi e-gov pada Biro Kepegawaian. Hadir juga Deputi BKN, Pak Koes Priyo Murdono, yang juga terlibat di dalam acara presentasi e-gov ini.
Ada empat hal yang dipresentasikan oleh tim e-gov pada Biro Kepegawaian, yaitu electronic Kinerja ASN Kemenag atau Sistem Informasi Elektronik Kinerja ASN (SI-EKA), Sistem Informasi Manajemen Izin Belajar dan Tugas Belajar (SIM-Ibel-Tubel), Sistem Informasi Manajemen Kenaikan Gaji Berkala (SIM-KGB) dan Sistem Informasi Manajemen Asesmen.
Yang sungguh saya apresiasi tentu adalah keberhasilan tim ICT pada Biro Kepegawaian yang telah berhasil melakukan adaptasi dari system Manajemen Informasi Kinerja yang diberlakukan pada Badan Kepegawaian Negara (BKN). Saya kira cukup cepat tim ICT Biro Kepegawaian Kemenag melakukan adaptasi ini. Dalam waktu kira-kira 2 (dua) minggu dari semenjak rapat diselenggarakan untuk membahas laporan kerja tim ICT dan kemudian ditindaklanjuti dengan mengundang Direktur Kinerja BKN, maka dalam waktu yang relative singkat system Kinerja ASN di BKN tersebut dapat diadaptasi.
Berdasarkan presentasi yang dilakukan oleh TIM ICT Biro Kepegawaian, maka saya dapat memberikan penilaian bahwa system ini sangat mudah diberlakukan dan tidak membutuhkan keahlian ICT yang rumit. Asalkan seorang ASN bisa mengoperasikan computer dan masuk ke dalam system ini, maka akan dapat dilakukan pengisian dengan mudah. Berdasarkan contoh yang ditampilkan, maka pengisian dapat dilakukan atas kinerja apa yang dilakukan dalam sehari. Dari sini kemudian akan diketahui tingkat produktifitas kinerja ASN. Misalnya, kemarin yang dijadikan contoh adalah nama saya, Prof. Dr. Nur Syam, Sekjen Kemenag RI, yang setelah bisa masuk ke dalam system, maka akan muncul sajian produktifitas, yang kemudian bisa dituliskan beberapa jenis pekerjaan yang dilakukan di situ. Seperti pada hari Jumat kemarin, maka ada tiga rapat yang saya selenggarakan, maka di dalam format tersebut dapat diisi: tampilan jenis pekerjaan, waktu pekerjaan dan lain-lain. Jam 09.00-11.30 memimpin rapat persiapan penilaian Kinerja oleh KemenpanRB, jam 14.00-15.00 memimpin rapat panitia persiapan asesmen untuk JPT Madya (Staf Ahli Menteri), jam 15.00-17.30 memimpin rapat dalam rangka presentasi Sistem Manajemen Informasi Kinerja pada Kemenag. Selain itu juga ada beberapa pekerjaan dalam kaitannya dengan penandatangan dokumen-dokumen dan sebagainya.
Melalui system ini, maka semua pimpinan dan staf akan melaporkan pekerjaannya dalam setiap hari dan nanti akan terakumulasi dalam satu bulan dan satu tahun. Dengan pengisian laporan kinerja ASN, maka akan diketahui berapa besar tunjangan kinerja yang akan diterimanya. Jadi akan diketahui tingkat produktivitas kita dalam sebulan, sehingga memungkinkan bagi kita untuk memperoleh reward dan punishmen terkait dengan kinerja kita. Melalui system informasi ini, maka juga tidak dimungkinkan terdapat ASN yang tidak mengerjakan pekerjaannya dalam setiap hari.
Kemudian yang juga menarik adalah mengenai system informasi manajemen izin belajar dan tugas belajar atau SIM-Ibel-tubel. Kita pernah mengalami saat-saat yang sulit terkait dengan pemberian izin belajar dan tugas belajar ini. Hampir 6 (enam) tahun pemberian izin belajar dan tugas belajar tersebut mandeg. Bukan tidak diusahakan penyelesaiannya, akan tetapi ternyata memang mengalami kendala yang amat rumit. Maklumlah bahwa yang belum diizinkan adalah mereka yang terlambat mendapatkan izin belajar dimaksud, sementara yang bersangkutan sudah menyelesaikan masa belajarnya. Ada sebanyak 1670 lebih program doctor dan ribuan lainnya untuk program magister.
Untuk mencapai kata sepakat, baik eksternal maupun internal ternyata membutuhkan waktu selama 3 (tiga) tahun. Bisa dibayangkan bahwa untuk menyelesaikan izin belajar dan tugas belajar tersebut dibutuhkan waktu bertahun-tahun. Tentu saya bersyukur, karena sekarang sudah terdapat program pemutihan yang dilakukan melalui SK Menteri Agama, sehingga terhadap izin belajar yang bermasalah tersebut sudah bisa diselesaikan. Ada kawan saya dari UIN Sunan Ampel Surabaya, Ibu Dr. Suhartini (sekarang Dekan Pada Fakultas Ilmu Dakwah dan Komunikasi), yang masa belajar program doktornya nyaris bersamaan dengan saya, akan tetapi yang bersangkutan belum bisa menyelesaikan professornya karena terkendala oleh izin belajar yang tidak tepat waktu. Yang bersangkutan mengikuti program doctor tahun 2000 dan baru selesai izin belajarnya tahun 2015 yang lalu.
SIM-Ibel-Tubel dirancang untuk percepatan pelayanan. Jika semua persyaratan untuk izin belajar sudah di-PDF-kan, maka yang bersangkutan bisa memasukkan izin belajarnya melalui SIM-Ibel-Tubel di Kanwil atau PTKIN, dan kemudian Kanwil Kemenag atau PTKIN mengeluarkan surat rekomendasi dan bebas hukuman disiplin, lalu dikrim ke SIM-Ibel-Tubel di Pusat, maka dalam waktu 14 hari izin sudah dapat dilahirkan. Bahkan pelamar juga bisa memantau terhadap proses peizinan dimaksud.
Jadi, seusngguhnya dengan kesungguhan untuk menerapkan e-gov., maka percepatan pelayanan dalam kerangka pelayanan optimal untuk menggapai kepuasan pelanggan akan dapat dihasilkan.
Wallahu a’lam bi al shawab.