MENDORONG E-GOVERNMENT PADA KEMENTERIAN AGAMA
MENDORONG E-GOVERNMENT PADA KEMENTERIAN AGAMA
Sesungguhnya semenjak awal tahun 2017, saya sudah menulis tentang “Tahun 2017 sebagai tahun digitalalisasi pelayanan Kementerian Agama”. Sayangnya bahwa pelaksanaannya ternyata tidak semudah memberikan arahan secara konseptual. Di dalam hal yang sangat teknis sekalipun, maka diperlukan keterlibatan secara mendalam.
Saya menyadari bahwa padatnya tugas terkait dengan jabatan-jabatan di Kementerian Agama menyebabkan menjadi kurang focus untuk menangani persoalan yang sesungguhnya memerlukan penanganan lebih memadai. Itulah sebabnya di kala saya melihat bahwa perkembangan digitalisasi pelayanan ini terasa stagnan, maka saya meminta kepada tim untuk menjelaskan apa yang sesungguhnya menjadi bottle neck yang menjadi penghambatnya.
Makanya, di dalam dua minggu terakhir ini kami memerlukan berbagai penjelasan tentang problema dan hambatan pelaksanaan e-government yang menjadi idaman kita semua. Yang menjadi focus saya ialah bagaimana agar kinerja ASN Kemenag segara bisa didigitalisasikan secara memadai, sehingga bagaimana profile kinerja ASN tersebut dapat dilakukan secara lebih mendalam. Saya sudah sering mendengar mengenai rencana di Biro Kepegawaian yang akan mengaplikasikan 7 (tujuh) layanan elektronik. Lalu, apa dan bagaimana 7 (tujuh) layanan tersebut dipersiapkan, dan bagaimana ketersediaan perangkat lunak dan piranti kerasnya tentu harus dipetakan secara akurat.
Pada minggu ketiga bulan Agustus, maka saya kumpulkan seluruh jajaran Biro Kepegawaian yang terlibat di dalam penyiapan electronic government tersebut. Hadir pejabat eselon 3 dan 4 serta teknisi ICT yang bekerja di Biro Kepegawaian. Mereka laporkan tentang 7 (tujuh) aplikasi yang direncanakan, yaitu: e-izin belajar dan tugas belajar, e-kenaikan pangkat otomatis, e-kinerja ASN, e-administrasi pensiun, e-penghargaan, dan lainnya.
Di antara sekian aplikasi yang akan dikembangkan, maka yang sungguh-sungguh menjadi perhatian saya ialah mengenai e-kinerja. Mengapa e-kinerja perlu untuk didorong lebih kuat agar bisa dicapai. Di dalam konteks manajemen kinerja, maka tolok ukur ketercapaian kinerja sangat tergantung pada bagaimana ASN melakukan pekerjaan yang relevan antara visi, misi, sasaran strategis dan indicator kinerja, sehingga out put dan out come yang dirancang akan bisa dihasilkan produknya secara optimal.
Dari pertemuan ini menghasilan beberapa hal yang harus dilakukan, yaitu: memperkuat tim IT di biro Kepegawaian, melakukan pertemuan dengan Tim BKN yang sudah memiliki aplikasi e-kinerja dan merumuskan apa saja yang dibutuhkan untuk mendukung terhadap implementasi e-kinerja Kemenag dan kapan kegiatan ini bisa dimulai. Bagi saya, bahwa apapun hasilnya, tahun ini harus dilaunching e-kinerja Kemenag oleh Menteri Agama.
Maka, hari Selasa, 22/08/17, dilakukan pertemuan dengan Tim BKN, yang dihadiri oleh Diretur Kinerja ASN pada BKN, Ibu Nenny dan Ibu Siwi, ahli IT BKN. Saya sangat bersyukur bahwa berdasarkan pemaparan dari Ibu Direktur, maka kita mendapatkan gambaran bahwa ke depan, seluruh K/L harus menerapkan system aplikasi e-kinerja sebagai salah satu alat ukur ketercapaian program dan kegiatan pada K/L dimaksud. Secara seloroh saya nyatakan bahwa “kenapa tidak dulu-dulu saya bertemu dengan Ibu”. Sambil saya lanjutkan, bahwa “dengan bertemu Ibu rasanya, saya memperoleh gambaran apa yang seharusnya dilakukan oleh Kemenag”.
Menurut Ibu Penny, bahwa BKN memerlukan waktu 3 (tiga) tahun untuk mengaplikasikan e-kinerja sehingga bisa ditampilkan lebih sempurna. Tentu dilakukan dengan perbaikan demi perbaikan sehingga sekarang sudah relative lebih memadai untuk menggambarkan laporan kinerja ASN di BKN. Secara umum sudah terdapat 37 K/L yang menggunakan aplikasi ini, dengan modifikasi sesuai dengan kebutuhan dan kepentingannya. Ada 6 (enam) tahap di dalam mengimplementasikan e-kinerja di BKN. Enam tahapan sebagai berikut: Tahap pertama, membangun system data aktivitas harian. Tahap Kedua, Pendataan aktivitas kedinasan yang terkait dengan SPK. Tahap ketiga, menyusun dan mengimplementasikan data rencana kegiatan bulanan sebagai tahapan sasaran kinerja pegawai dan rencana data kegiatan tahunan (perjanjian Kinerja/Renstra/DPA/POK). Tahap keempat, mengkaitkan system dengan Evaluasi Jabatan (data base tupoksi dan jabatan/ analisis jabatan). Tahap kelima, menggabungkan system dengan data base kompetensi PNS. Tahap keenam, Pemanfaatan data PNS dalam rangka merit system.
Sebagaimana yang disampaikan oleh tim kerja Biro Kepegawaian, maka untuk penerapan e-kinerja Kemenag tahun 2017 diharuskan seluruh ASN Sekretariat Jenderal harus menerapkan e-kinerja itu pada tahun 2017 dan seluruh unit eselon satu akan menerapkannya tahun 2018. Dari meeting ini juga dihasilkan beberapa kesimpulan utama, yaitu: membentuk tim kerja unit setjen, yang terdiri dari seluruh tim ICT setjen, lalu melakukan pertemuan secara rutin dengan tim BKN, dan membuat penjadwalan tentang implementasi e-kinerja secara utuh, serta memetakan kekuatan sarana dan prasarana yang terkait dengan implementasi e-kinerja bagi ASN Kemenag.
Saya tetap yakin bahwa ke depan, pelayanan Kemenag harus berbasis elektronik karena hal ini bukan pilihan tetapi kewajiban. Di dalam konteks ini maka harus terjadi perubahan mindset ASN dari laporan berbasis paper menjadi laporan kinerja elektronik. Saya kira memang perlu usaha lebih keras untuk mewujudkannya.
Wallahu a’lam bi al shawab.