MEMBERIKAN PELAYANAN OPTIMAL UNTUK RAKYAT
MEMBERIKAN PELAYANAN OPTIMAL UNTUK RAKYAT
Di dalam Rapat Koordinasi yang dilakukan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Agama, di Bogor, 24 Maret 2016, maka saya menyampaikan hal-hal yang menurut saya mendasar ialah bagaimana agar seluruh jajaran di Biro Umum dapat memberikan pelayanan yang optimal bagi masyarakat.
Rapat Koordinasi ini diikuti oleh semua pejabat sruktural dan fungsional pada Biro Umum Sekretariat Jenderal Kementerian Agama Republik Indonesia. Sebagaimana rakor pada umumnya, maka rakor ini juga akan menjadi ajang untuk melakukan evaluasi kinerja tahun 2015 dan langkah pelaksanaan anggaran tahun 2016.
Pada kesempatan ini, saya sampaikan beberapa hal, yaitu: pertama, biro umum itu tempat untuk melaksanakan semua hal yang tidak ada di unit lain. Contoh, ketika saya harus memberikan disposisi dan sudah tidak ada lagi unit yang relevan dengan tugas yang akan didisposisikan, maka yang paling akhir adalah ke biro umum saja. Artinya, biro umum menjadi tempat penugasan dari aneka ragam pekerjaan yang tidak terdapat fungsinya di dalam kelembagaan Kemenag. Namanya saja biro umum, tentunya akan menghandle hal-hal yang bercorak umum di dalam penugasan.
Kedua, menangani hal-hal yang bercorak fisik. Di dalam banyak hal, maka yang ditangani oleh biro umum adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat fisik. Maka, tugasnya menjadi sangat riil dan dapat dengan mudah diketahui. Contoh, ketika lift kita mengalami kerusakan, maka betapa banyaknya complain yang disampaikan oleh para ASN Kementerian Agama. Seluruh media informasi di Kemenag memberitakan keluhan mengenai hal itu. Kala ada tumpahan kopi di lantai, maka yang pertama ditanya adalah biro umum. Demikian pula kalau ada listrik padam, lampu ngadat, internet lemot, dinding kotor, lantai kotor, sound system ngadat dan seterusnya yang bersifat fisikal, maka yang ditanyakan orang adalah di mana biro umum. Jadi, kebanyakan pekerjaan biro umum adalah pelayanan fisikal kepada pelanggan internal dan juga pelanggan eksternal Kemenag yang sifatnya lebih fisikal.
Ketiga, pelayanan optimal. Sebagai garda depan perkantoran, maka biro umum menjadi penjaga gawang terdepan di dalam pelayanan kepada pelanggan internal maupun eksternal. Berdasarkan kenyataan empiris, bahwa kebersihan, penataan internal maupun eksternal perkantoran, ketersediaan sarana dan prasarana perkantoran, serta infrastruktur lainnya tentu menjadi ukuran secara faktual tentang bagaimana para punggawa biro umum menata terhadap perkantorannya.
Di era Go Green, maka salah satu syarat keindahan kantor adalah apakah ada penghijaun yang terdapat di kantor tersebut. Baik di luar maupun di dalam kantor akan terlihat keindahan yang didasari oleh keberadaan penghijuan. Taman-taman di luar kantor haruslah memberikan kesan bahwa para penghuni kantor memiliki kepedulian terhadap keasrian dan keindahan kantornya.
Lalu, di dalam kantor juga terdapat keasrian dan keindahan yang disebabkan oleh banyak pepohonan atau bunga-bunga yang tertata rapi. Bukan bunga atau pohon plastic akan tetapi bunga dan pohon asli. Sekarang tentu sudah tidak sulit lagi untuk mengakses terhadap keindahan internal kantor. Ada banyak penyedia jasa yang bisa memberikan layanan bunga atau pohon dengan sewa dan penataan yang baik. Semua dengan mudah bisa dilakukan. Oleh karena itu, program Go Green, tidak hanya di luar kantor tetapi juga mengejawantah di dalam kantor.
Saya menggaris bawahi tentang pelayanan itu terumuskan di dalam singkatan CTM2 atau Cepat, Tepat, Murah dan Melayani optimal. Pelayanan harus cepat sesuai dengan Standard Operating Procedur (SOP), setiap aparat haruslah bekerja sesuai dengan prosedur yang sudah dibakukan. Pelayanan harus tepat sesuai dengan kebutuhan para pelanggan, pelayanan haruslah berdasarkan apa yang menjadi prioritas atas kebutuhan para pelanggan, dan pelayanan haruslah didasarkan atas hasil analisis tentang prioritas kebutuhan.
Pelayanan harus murah atau efektif dan efisien. Murah tidak harus jelek, sebab murah itu tentu terkait dengan bagaimana kualitas barang atau jasa serta modal yang dikeluarkan. Hal ini hanya bisa dilakukan jika tidak ada mark up atas pelayanan dimaksud.
Lalu pelayanan harus optimal atau pelayanan yang terbaik. Sesungguhnya kita bisa memberikan pelayanan yang terbaik itu, asalkan kita sungguh di dalam bekerja dan berkarya. Lambang Kemenag: kerja keras, kerja cepat dan kerja ikhlas tentu haruslah menjadi mind set kita di dalam pengabdian kepada Kementerian Agama.
Saya kira bahwa jargon Kementerian Agama Bersih dan Melayani hanya akan bisa diraih jika semua di antara kita, tentu termasuk biro umum, bisa memberikan yang terbaik bagi rakyat dan bagi negara.
Wallahu a’lam bi al shawab.